Como usar o telefone, o e-mail e o celular assertivamente no trabalho?

Como usar o telefone, o e-mail e o celular assertivamente no trabalho?

Com dicas simples você pode evitar a sobrecarga de trabalho com uma comunicação mais eficaz

 

 

Algumas pessoas ficam tão sobrecarregadas com o trabalho em determinados dias que perdem a capacidade de raciocínio rápido e deixam de cumprir suas tarefas com a mesma eficiência de antes. Isto pode acontecer por conta de erros na comunicação entre os colaboradores da empresa, especialmente em tempos de redes sociais e troca de mensagens constantes.

3 dicas para evitar estresse e exaustão das comunicações

WhatsApp: Tenha cuidado com as reuniões muito longas, especialmente, com pessoas que falam muito e perdem tempo nos tópicos de menor importância que poderiam ser tratados por e-mail. O mesmo vale para as longas mensagens de áudio. Tente resumir o que tem a dizer para não fazer áudios longos e também escreva ideias do que tem que escrever no celular, isso evita um grande estresse de quem ficar ouvindo o telefone bipar várias vezes desnecessariamente. Por exemplo: ao invés de você escrever:

Oi

Tudo bem?

Gostaria de saber se podemos remarcar a reunião

De 2 para as 3

Pode ser?

Nisso foram 4 bipes no ouvido da outra pessoa pra você dizer algo que poderia ser dito de uma só vez!!!

Telefonemas: Além disso, evite fazer telefonemas sem agenda-los previamente com a outra pessoa, pois ela nem sempre estará preparada para tratar de um determinado assunto apropriadamente. Uma ligação muito longa também dificulta o pensamento crítico e desvia a pessoa de outros projetos. Principalmente aquelas pessoas que tem uma capacidade enorme de desviar o assunto ou florear demais. O ideal é você conseguir pensar o que quer falar e escrever os pontos chaves na agenda ou no bloco de notas pra ser assertiva e não esquecer. Senão, daqui a pouco você liga pra dizer mais uma coisa que esqueceu. Isso acontece pouco, né?!

E-mail: Em relação ao e-mail, lembre-se que a ferramenta não funciona como o Whatsapp para troca de mensagens rápidas, mas também não serve para “textões”. E nada de e-mails fora do horário de expediente, hein! Além disso, não replique o mesmo e-mail pra pessoas que não precisa, sabe aquelas que realmente não tem necessidade? Então, pare, analise, e veja quem são as pessoas relacionada àquele assunto.

1 – se for pro seu chefe saber, e a informação for de ordem restrita, é só pra ele, certo?!

2 – Se for pra equipe de transporte de carga, é só pra ela, se for pra parte comercial é só pra essa. Ainda assim, certifique-se se não há uma única pessoa responsável desse setor pra que você só mande a ela, senão, daqui a pouco ninguém mais vai ler seu e-mail, você vai se tornar o Dr E-mail – aquele que manda e-mail pra todo mundo, e será que seu tempo está sobrando pra isso?! Organize o organograma e deixe a comunicação fluir de forma assertiva, curta e objetiva, tá bem?!

Nos grupos de WhatsApp envie somente mensagens realmente importantes. Do contrário, as pessoas irão usar a ferramenta para ficar batendo papo, e ninguém quer perder tempo lendo as mensagens anteriores. É muito importante você ter atenção a quantidade de mensagens, assim seu chefe pode achar que você está a toa, cuidado!!!

Por outro lado, tente compreender que as pessoas são diferentes e não necessariamente usam as ferramentas de comunicação da mesma forma. Tente não se frustrar quando alguém te ligar quando deveria ter mandado uma mensagem, por exemplo.

 

Use as reuniões presenciais quando quiser analisar a linguagem corporal de alguém ou para fazer uma conexão pessoal ou aprofundar uma conversa.

O telefone é uma solução rápida para resolver um problema que precisa ser solucionado imediatamente, com urgência. Portanto, a conversa precisa ser curta.

O e-mail serve como uma espécie de documento que precisa ser lido com cuidado, porém não pode ser longo e confuso. Faça tópicos claros e objetivos.

Mensagens no celular ou WhatsApp podem ser usadas para resolver problemas simples. Mas nunca fora do horário do experiente.

Nos grupos de WhatsApp as mensagens precisam ser relevantes para todos.

Se você ainda ficou na dúvida em como usar o WhatsApp de forma assertiva, veja mais essas dicas que vão te ajudar muito!

Dicas de WhatsApp

 

Caso você tenha um grupo com muita interação e notificações, coloque-o no modo “silencioso”. Para fazer isso no iOS, arraste o nome do grupo para o lado esquerdo da tela na lista de conversas e toque em Mais > Silenciar. É possível deixar a conversa no mudo por 8 horas, uma semana ou um ano. No Android, toque no ícone de opções dentro do chat (representado por três pontos no canto da tela) e depois selecione Silenciar. Você poderá visualizar as mensagens posteriormente e respondê-las em horários pertinentes. Se quiser reverter a opção, faça o mesmo processo e toque em Desativar Silêncio.

 

Em alguns casos os gestores podem cobrar uma posição de seus funcionários usando como argumento a opção para verificar se o contato está online ou o recurso “Visto por último”. Para evitar que isso aconteça, basta remover a opção para que seus contatos saibam a última vez que você esteve online. No iOS, toque em Ajustes > Conta > Privacidade > Visto por último e selecione Nenhum. No Android, acesse Configurações > Conta > Privacidade > Visto por último e também desative a opção.

 

Em vez de visualizar todas as mensagens assim que elas chegam, use alguns pequenos intervalos durante o dia para responder seus contatos, como no almoço, na saída, ou em uma pausa para o café. Dessa forma, o profissional continuará informado sobre tudo, mas sem ser prejudicado.

 

Assuntos urgentes não devem ser tratados por mensagens. Logo, assim que algum problema surgir é importante contatar um funcionário por telefone para obter uma solução mais rapidamente.

Segundo Soares, o profissional que sempre lê e responde as mensagens no momento em que as recebe pode ter sua produtividade afetada e ainda ficar mal visto.

 

Mas fale diretamente com a pessoa caso o assunto seja destinado apenas a ela. Desse jeito, o fluxo de mensagem é mais preciso e, no caso de cobranças, constrangimentos são evitados. Sim, porque cobrar um relatório uma reposição de estoque, ou qualquer atividade que você tenha designado à pessoa, não deve ser cobrada a mais ninguém. É uma falta de etiqueta, né?!

 

O que devo fazer? Nesse caso, o funcionário a conversar com seu gestor para estabelecer os horários e prioridades em suas tarefas. No caso de uma urgência ou um processo que aguarda respostas, é possível uma interação rápida para sua resolução, mas se a conversa se prolongar, é possível cogitar a hipótese de dar a resposta posteriormente, durante o expediente, sem atrapalhar seu momento de descanso.

O responsável por fornecer o meio de comunicação entre as áreas de uma organização é a própria empresa. Dessa forma, um colaborador nunca pode ser obrigado a usar o WhatsApp para trabalhar.

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Fonte: http://revistamarieclaire.globo.com/Work/noticia/2017/09/3-dicas-para-usar-email-telefone-e-whatsapp-corretamente-no-trabalho.html?utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_campaign=post

http://exame.abril.com.br/carreira/8-dicas-para-usar-o-whatsapp-no-ambiente-de-trabalho/

 

Sobre o autor | Website

Lívia Croce é Coach de Líderes e Empreendedores

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